Dokumentationsplan
Stand der Bestandsdokumentation
Angesichts einer geschätzt 50.000 Objekte umfassenden Sammlung des Museums, sind aktuell rund 2.600 Objekte und damit etwa 5 % des Bestandes voll erfasst. D.h. die Objekte sind auf Erfassungsbögen aufgenommen, im Eingangsbuch verzeichnet, digital fotografiert und in die Datenbank eingepflegt worden. Sämtliche Daten liegen auf dem städtischen Server, an den das Museum über eine öffentliche Datenleitung angeschlossen ist.
Analyse des Arbeitsstandes
Ab 1984 erfolgte eine erste Katalogisierung der Sammlungen mit Karteikarten, die bis 1994 geführt wurden. Ein Eingangsbuch wurde sporadisch ab 1992 vom Museum verwendet. In ihm wurden dann nur noch im Folgejahr und ein weiteres Mal 2006 insgesamt weniger als 50 Einträge vorgenommen. Die digitale Objekterfassung wurde 2007 mit der Museumsdatenbank ADLIB begonnen. Die Inventarisation wurde, zumindest in digitaler Form, in den letzten Jahren kontinuierlich, aber nur in kleinen Schritten durchgeführt. Seit 2015 wird konsequenter und in einem größeren Umfang inventarisiert. Da es sich um eine Aufgabe handelt, die von drei Mitarbeiter:Innen neben ihrer Haupttätigkeit erledigt wird, ist davon auszugehen, dass es noch viele Jahre in Anspruch nehmen wird, um überhaupt die Altbestände in die Museumsdokumentation einzupflegen. Aufgrund fehlender Personalmittel könnte eine Beschleunigung des Vorganges in der Zukunft durch die stärkere Beteiligung der ehrenamtlich eingebundenen Mitarbeiter:Innen erreicht werden.
Stärken und Schwächen des angewendeten Dokumentationsmittels
Die Fotodokumentation der Objekte für die digitale Erfassung ist aufgrund des Datenanschlusses des Museums an den städtischen Server umständlich. Die Datensätze der Fotografien sind zu umfangreich für die vorhandene Datenleitung, so dass die Bilder zu den Objekten per Festplatte in das kommunale Rechenzentrum gebracht werden müssen.
Ein Vorteil der Einbindung der digitalen Inventarisation in das städtische Netz besteht darin, dass regelmäßig von den vorhandenen Daten Backups erstellt werden. Die Gefahr eines Datenverlustes ist also äußerst gering und ebenfalls die Gefahr eines Angriffs auf die Datenbestände von außen.
Die eingesetzte Software ADLIB bietet die Möglichkeit auch Archivalien digital zu erfassen. Das städtische Archiv, das ab sofort dem Nordwestdeutschen Museum für IndustrieKultur zugeordnet ist, soll in Zukunft ebenfalls mit diesem Programm arbeiten. Außerdem kann das Archiv des Museums mit demselben System erfasst werden, so dass man alle Daten der beiden Institutionen zukünftig in einer Datenbank zur Recherche nutzen kann.
Als Grundlage für die digitale Erfassung wird vom Museum die sogenannte „Hessische Systematik“ verwendet, die weitgehend mit der im Museum zuvor selbst entwickelten Systematik übereinstimmt. Sie eignet sich sehr gut für die Erfassung des heterogenen Objektbestandes der Einrichtung und genügt letztlich auch für die Dokumentation der wenigen Kunstobjekte in der Sammlung.
Erläuterung evtl. bestehender Dokumentationsrückstände
Bestehende Dokumentationsrückstände erklären sich vor allem durch den Umstand, dass in der Vergangenheit angesichts sehr reger Sammeltätigkeit – insbesondere auch in der Aufbauphase des Museums – keine zeitnahe Erfassung der Zugänge erfolgte. Bedingt war dies letztlich durch zu geringe Personalkapazitäten. Insgesamt haben sich dadurch umfangreiche Bestände angesammelt (s.o.), die nachinventarisiert werden müssen.
Beschreibung der Arbeitsroutinen
Wenn ein Objekt in die Sammlung aufgenommen werden soll, wird nach folgendem Ablauf verfahren:
Die erste Erfassung erfolgt zunächst mit Hilfe eines zweiseitigen Formblattes, mit welchem alle grundlegenden Daten zum dem Objekt – Kontaktdaten des überreichenden Schenkers bzw. Verkäufers, Herkunft des Gegenstandes, Geschichte des Objektes, Art des Zugangs etc. festgehalten werden. Das Formblatt begleitet das Objekt bis zum Einbringen ins Depot. Anschließend erfolgt mit dokumentenechter Tinte ein Eintrag in das Eingangsbuch – verwendet wird hierfür das Buch des Hessischen Museumsverbandes. Dieses Eingangsbuch wird im Museum in einem verschlossenen Stahlschrank verwahrt. Bei Bedarf wird in einem nächsten Schritt eine Restaurierung des Objektes oder Schädlingsbekämpfung am Neuzugang durchgeführt. Fortgefahren wird mit der digitalen Inventarisation mit ADLIB. In diesem Prozess wird der Gegenstand fotografisch – in der höchstmöglichen Auflösung – erfasst und die Inventarnummer wird verlustsicher und gleichzeitig reversibel angebracht oder aufgetragen. Nach einer objektgerechten Verpackung wird der Neuzugang schließlich im Depot eingelagert.
Im Falle der Nachinventarisation von Sammlungsgegenständen wird nach demselben Verfahren vorgegangen. Hierfür wird eine eigene Zugangsnummersystematik und außerdem ein eigenes Eingangsbuch für nachinventarisierte Objekte verwendet.
Umgang mit Leihgaben
Dauerleihgaben werden vom Museum nur angenommen, wenn sie für eine Präsentation in der Dauerausstellung vorgesehen sind. Wenn sie dort nicht mehr gezeigt werden, erfolgt die Rückgabe an den Leihgeber oder Leihgeberin. Leihgaben dieser Art werden auch nach dem oben beschriebenen Verfahren in der Objektdatenbank inventarisiert – ein Eintrag ins Eingangsbuch wird nicht getätigt. Eine Annahme von Dauerleihgaben soll nur in Ausnahmefällen erfolgen, wenn die Objekte von besonderer Bedeutung für die Präsentation in der Dauerausstellung sind. Zu den Dauerleihgaben wird mit dem Leihgeber ein Vertrag abgeschlossen.
Befristete Leihgaben an das Museum werden nicht inventarisiert. Zu ihnen wird jeweils der aktuelle Leihvertrag des Museums abgeschlossen. Gleichzeitig wird das Objekt versichert.
Wenn das Museum Objekte verleiht, wird ebenfalls ein Vertrag abgeschlossen, wobei die Versicherung und der Transport zu Lasten des Leihnehmers gehen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Objektbewegung direkt in die Museumsdatenbank eingetragen wird.
Aussonderung oder Verlust von Objekten:
Im Falle der Aussonderung oder Abgabe von Objekten muss sorgfältig nach den im Sammlungskonzept des Museums formulierten Regeln verfahren werden. Kommt es zu einer Aussonderung, muss eine mit Datum und Unterschrift versehene Tilgung des Gegenstandes im Eingangsbuch vorgenommen werden. Zur Dokumentation der Sammlungsgeschichte bleibt der Eintrag im digitalen Inventar allerdings erhalten. Übereinstimmend wird im Falle eines Objektverlustes verfahren.
Nah- und Fernziele für die weitere Dokumentation
Zu den Nahzielen des Museums gehört mit Bezug auf die Objektdokumentation die Einrichtung einer gemeinsamen Datenbank für Museum, Museumsarchiv und Stadtarchiv auf der Grundlage der Software ADLIB, um in dieser gemeinsamen Datenbank umfangreichere Recherchen zu ermöglichen. Des Weiteren strebt das Museum für die Zukunft eine zeitnahe Erfassung der Objektzugänge an, um einen weiteren Datenerfassungsstau zu vermeiden.
Zu den mittelfristigen Zielen gehört die mit ADLIB mögliche Freischaltung von Teildatensätzen der Datenbank für die Öffentlichkeit, vor allem mit dem Ziel, die Museumsbestände so der Forschung und interessierten Laien online zugänglich zu machen.
Zu den Fernzielen des Museums gehört die Erfassung des Gesamtbestandes der Sammlungsobjekte mit Hilfe des Ehrenamtes und eventuell, in Abhängigkeit der zukünftigen finanziellen Ausstattung der Einrichtung, mit der von Honorarkräften. Ein weiteres Fernziel besteht in der Herstellung einer direkten Datenleitung zum städtischen Server, um den Austausch umfangreicher Datensätze zu ermöglichen bzw. zu beschleunigen.